冷凍食品工場訪問: 何を観察し、記録すべきか
Oct 06, 2021
冷凍食品工場訪問は、特定の製品と、その製造に携わった人、設備、記録を結びつけるのに役立ちます。まず、食品の名前、その用途、確認する必要がある操作を指定します。次に、加工棟内であればいつでも同じ質問に答えられると考えるのではなく、その作業を中心に訪問を計画します。
フロアでは、ライン上の製品、観察中のステージ、充填中のパック、質問や中断に対するオペレーターの対応方法など、実際に起こっていることを記録します。会議室では、これらの観察結果を関連する記録と結びつけ、未解決の点についてさらに検討する必要があることに同意します。写真はシーンを思い出すのに役立ちます。いつ、どこで、そしてなぜ採取されたのかがわかると、その価値は高まります。
訪問の目的を明確にしてください。商業入門ツアー、アプリケーショントライアル、および正式な食品安全監査は、範囲が異なり、異なる準備が必要です。ツアーが成功すれば、技術的な質問をすべて解決することなく、次の購入決定をサポートできます。実際の成果は、学んだこと、未解決のままであること、次の取り組みまでに不足している情報を誰が提供するのかについての短い説明である必要があります。これは、提案された注文に関係のない機器の写真の大きなフォルダーよりも有益な結果です。
ルートを選択する前に製品を選択してください
1 つの定義済み項目から始めます。小売用の袋に入った丸ごとの枝豆のさやは、工業用原料のカートンに入ったカット野菜とは異なる閲覧優先順位を高めます。提案された製品の説明、パックの形式、および使用目的を持参し、訪問のきっかけとなった不明点を特定します。それは、欠陥がどのように認識されるか、バッグがそのロットコードをどのように受け取るか、準備プロセス後に提案されたカットがどのように動作するかなどです。
製品の説明は、ホストが適切な人材と作業を手配できるよう、十分具体的である必要があります。野菜を見たいという要望は多岐にわたります。提案されたポッド製品のグレーディングと梱包を確認するリクエストは実用的です。の範囲冷凍野菜は、製品ファミリーが出発点であるのに対し、訪問にはより狭い主題が必要である理由を示しています。
提案された商品がどこで加工され、梱包されるのかを尋ねます。住所と、営業担当者とサイト チームの役割を記録します。異なる場所が関係する場合は、別々に旅程に入れてください。これにより、主な質問が別の場所でのプロセスに関するものであるにもかかわらず、オフィスでの約束や梱包作業に時間を費やすことがなくなります。
訪問日を調整する前に、その製品と業務の一致を確認することを希望します。{0}{1}関連するオペレーションを確認することで、バイヤーと生産チームに共通の議論の議題が与えられます。無関係な設備を備えた魅力的な部屋は、決定にあまり寄与しません。
見学できる仕事を中心に予定を調整する
提案された日にどの関連操作が実行されると予想され、どの操作がアイドル状態になるかを尋ねます。生産スケジュールは変更される可能性があるため、訪問の際に現在の確認を取得し、調整の余地を残しておきます。作物に季節性がある場合は、訪問で現在の生産量、保管されている製品、過去の記録、またはそれらの組み合わせを調査するかどうかを早めに決定します。
優先的な質問を事前に主催者に伝えてください。これにより、適切な同僚が出席することができ、チームは記録へのアクセス許可を手配する時間を得ることができます。また、ライブ デモンストレーションのリクエストと、既存の管理記録について議論するリクエストを区別するのにも役立ちます。これらのアクティビティにはさまざまな時間がかかり、さまざまな部屋やスタッフが関与する場合があります。
食材を購入する加工業者にとっては、工場でのプレゼンテーションと同じくらい、受け取り側のキッチンでの準備が重要になる場合があります。独自に説明した意図したプロセスを特定する食品製造用途: たとえば、混ぜたり、さらに調理したり、小分けしたりすることです。便利なサンプルが完了した評価と間違われないように、関連するアプリケーションの質問を会議に持ち込んでください。
入場の手配、通訳、エリア間の移動、そして最後の話し合いを許可します。到着前に、服装、持ち物、写真撮影、訪問者のアクセスについて尋ねてください。サイトの訪問者の指示に従い、ホストに生産エリア内の移動を先導してもらいます。訪問者は操作を妨げずに操作を観察してください。
観察と説明を分離する
役立つメモには両方が含まれていますが、どちらがどれであるかを識別してください。 「訪問中、このテーブルで緑色のさやが選別されていた」という観察結果が説明されています。 「チームは、このグレードは表示された仕様書と照合していると説明した」と説明を記録している。 3 番目のエントリは、2 つを結び付ける文書を識別できます。この単純な区別により、帰宅後にアカウントを確認しやすくなります。
オペレーターまたは監督者に、目に見える決定事項を 1 つ説明してもらいます。どの作品が受け入れられるのでしょうか？どっちが分離してるの？分離された物質は次にどこへ行くのでしょうか？説明を関連する製品要件と比較してください。質問は中立的かつ具体的なものにし、会社が生産するすべてのロットについて従業員に広範な約束を求めることは避けてください。
観察の限界を新鮮なうちに書き留めておきます。 1 つの製品を短期間見た場合は、そのように言ってください。監督者が要求後にアクションを示した場合は、それをデモンストレーションとして識別します。これらのメモは、短い出会いをすべてのシフトや季節についての結論に引き伸ばすことなく、見たものの有用性を保存します。
許可がある場合は、より目的のある写真を撮りましょう。各画像の横に領域と主題を記録し、無関係な書類、個人情報、他の顧客のパッケージは除外します。写真撮影できない詳細については、同意された説明または適切な文書参照を求めてください。入室の許可と写真の配布の許可は別です。
製品との関連で機器を検討する
機械の外観は会話のきっかけになります。提案された製品がどの製品を通過するのか、どのような作業を実行するのか、製品が次にどこへ行くのかを尋ねます。重要な操作が含まれる場合は、責任のある同僚に、その操作状態がどのように監視され、対応する情報がどこに記録されるかを説明してもらいます。
設備銘板と生産実績はさまざまな疑問に答えます。最初のものはモデルを識別する可能性があります。 2 つ目は、特定の食品、環境、手術期間、結果に関係します。生産量が注文に重要な場合は、議論中の数値の根拠を尋ねてください。実行中のマシンの短いデモンストレーションとは別に、計画された生産時間と利用可能なキャパシティを維持します。
使用する理由なしに技術設定を収集しないでください。ノートブックにコピーされた温度や速度は、製品のサイズ、荷重パターン、または測定ポイントが欠落している場合、誤解を招く可能性があります。技術チームに関連する根拠を説明し、合意されたレビュープロセスを通じて適切な文書を提供するよう依頼してください。訪問記録により、専門家の評価が必要なトピックを特定できます。
生産の一時停止にも同じ規律が適用されます。与えられた理由とその周囲で観察された作業を記録します。計画された切り替え、清掃期間、計画外の中断にはそれぞれ異なる意味があります。本番環境の信頼性に関する結論を書く前に、次のステップを理解するために特定のイベントを十分に追跡してください。
記録を使用して部屋の外の質問を追跡する
訪問時に適切に回答できる少数の質問を選択してください。それぞれについて、観察結果と、それを製品または稼働期間に結び付けるために必要な記録を特定します。この表は、実用的なメモ取りの構造を示しています。-これは商業的な訪問援助を提案するものであり、監査プログラムの代替品ではありません。
| 質問 | 何を観察すべきか | 後は何を繋ぐか |
|---|---|---|
| このグレードはどのように識別されるのでしょうか? | 1つの仕分け決定とその説明 | 関連する製品要件 |
| どのパックが提案されますか? | 使用しているバッグとコード | 合意されたパックのバージョンと製品リファレンス |
| サンプルはどこから来たのですか? | 選択したバッグまたはカートン | 記録されたロットとサンプルの処分 |
品目、日付または期間、場所、関連するロット、およびそれらを説明する人など、コンテキストを添付した記録を求めます。切り離されたスクリーンショットでは、結果を解釈可能にするフィールドが省略される場合があります。文書に機密資料が含まれている場合は、何をそのサイトで確認できるか、また何を後で共有できるかについて合意します。
チームが完成した記録を示したら、周囲の説明に従って 1 つのエントリに従ってください。記録された結果に注意が必要な場合はどうなるのか、次のアクションは誰が決定するのか、そのアクションはどのように文書化されるのかを考えてください。目的は、署名されていない空白のフォームを収集し、それが完了した作業を表していると想定するのではなく、実際の例を理解することです。
より広範なサプライヤー資格ガイド訪問に関する購入レビューに対処します。訪問アカウントは実際に進められた質問に集中し続け、残りの承認作業は適切な営業担当者や質の高い同僚に任せてください。
記録リクエストの範囲が広すぎる場合もあります。すべての書類を要求すると、提案された製品を明確にせずに約束が過ぎてしまう可能性があります。まず質問から始め、それがなぜ重要なのかを説明し、責任ある同僚に該当する記録を特定させます。レコードが別の場所またはアイテムを参照している場合は、その関係を明示的に保ちます。これにより、読者は資料が収集された理由を理解できるため、後のレビューがより効率的になります。
証明書の内容を確認する
BRCGS の食品安全証明書が議論の一部である場合は、実際のサイトと範囲の詳細を使用してください。 BRCGS の F931 ガイダンスでは、認定はサイト固有のものとして説明されており、製造名と製造住所を特定する必要があります。また、製品とプロセスの範囲についても取り上げます。議論されている文書と、提案された項目に関連する施設および作業を照合します。
BRCGS はまた、季節生産が監査中に確認される内容にどのような影響を与える可能性があるか、および関連する履歴記録がどのように評価されるかについても説明します。これが、範囲とレポートのコンテキストを注意深く読む理由です。訪問日に特定の作物が収穫されなかったからといって、それだけでその作物が認定されることになるわけではありません。
利用可能な場合は、発行スキームの公式検証ルートを使用します。 BRCGS ディレクトリは、本物の認証情報へのルートを提供します。詳細な記録へのアクセスには、アカウントまたは共有の取り決めが必要となる場合があります。品質チームが正しい記録を確認できるように、発行者、サイト ID、文書の詳細をまとめて保管してください。
また、商用訪問は、必要なサプライヤー監査とは区別されるべきです。 FDA のリソースでは、該当する米国のサプライヤー検証要件に使用される監査には資格のある監査人が関与し、関連する食品安全規制を考慮する必要があると説明されています。バイヤーズツアーやおなじみの認証ロゴだけでは、これらの要件が満たされていることを証明するものではありません。その評価を責任のある資格のあるチームに割り当てます。
実践例: 観察時間を保護する
例として、3 時間または 180 分の予約を伴う輸入業者の訪問を考えてみましょう。-バイヤーは、入場と紹介に 20 分、フロアで 35 分、レコードに 45 分、パックとサンプルに 25 分、そして閉店までに 20 分を提案しました。これらの計画されたアクティビティは合計 145 分で、移動、通訳、予期せぬ遅延のために 35 分が残ります。
スケジュールは、予定されている作業と重なる場合にのみ役立ちます。計画された 35 分のフロア期間内で 30 分の待機後に、目的の梱包操作が開始されるとします。観察時間はあと5分しか残っていない。約束はまだ 3 時間続くが、主要な運営上の質問はほとんど直接の注目を集めていない。
バイヤーとホストは記録に関する議論を待機期間に移し、梱包開始時のフロアタイムを守ることができます。その再配置が現実的でない場合は、見逃した観測を特定し、それを調べるための別の適切な手段に同意します。チームが梱包室に入ったからといって、そのトピックを黙って取り上げ済みとしてマークしないでください。
この例は、推奨される監査期間ではなく、スケジュール設定を示しています。その結果、限られた予定をより明確に利用できるようになります。議題では、どの質問が受け付けられた時間で、どの質問にフォローアップが必要かを特定します。-適切な訪問期間は、合意された範囲、サイトへのアクセス、言語の必要性、および観察可能な作業に従って決定されます。
共有スケジュールは、さまざまな役割を持つ同僚にも役立ちます。優秀な同僚が技術的な質問を主導し、購買担当者は浮上した商業上の前提を記録します。解釈が必要な場合は、重要な説明の後で一時停止し、特定のポイントを読み返してください。部屋で行われた修正は、訪問後に書かれた 2 つの矛盾する記述よりも解決が容易です。その後の文書レビューに役立つ場合は、元の技術用語を翻訳の横に保管してください。
1 つのパックをたどって、見た操作に戻ります
完成したバッグは議論を具体的にします。製品、正味重量申告、コード、および関連するラベルのバージョンを特定します。それらの詳細が観察されている走行とどのように関連しているかを尋ねてください。パックが現在の生産品目ではなく展示サンプルである場合は、その違いを直ちに記録してください。
パックの使用に重要なレベルでパックを確認してください。小売販売の場合は、レイアウト、コードの位置、開口部の形式を検討してください。食材の加工においては、受入ラインにおける内袋の取り扱いを考慮してください。これらの疑問は、外箱の写真で解決すると考えるのではなく、実際のパックに持ち込んでください。
利用可能な梱包オプション議論を組み立てるのに役立ちますが、提案された項目には独自の合意された詳細が含まれている必要があります。訪問中に説明されたパック バージョンのコピーまたは参照を保管しておいてください。アートワークがまだ暫定版である場合は、商業的に使用する前に確認する必要がある点に注意してください。
私たちは、サンプルが購入者に戻った後もそのアイデンティティが残っているほど、そのサンプルをより有用なものとして扱います。製品とロットの参照、準備または評価の目的、関連チームと合意した取り扱いの取り決めを記録します。どの観察を工場で行うか、どの観察を購入者自身のアプリケーションのトライアルに含めるかを決定します。
実践例: サンプルカートンを調整する
プライベート ラベルのバイヤーが 120 カートンの生産ロットについて話し合っていると想像してください。この例示的な例では、各カートンには 8 つの袋が含まれており、1 袋あたり公称正味重量は 500 グラムです。したがって、各カートンは食品 4 キログラムを表し、カートンが保管される前のロットは 480 キログラムを表します。
チームは、合意されたサンプルと保存の目的のために、完成した 3 つのカートンを分離します。これは 24 袋、つまり申告された食品の重量 12 キログラムに相当します。残りの 117 カートンは 468 キログラムに相当します。 2 つの量は一致します。残りの 468 キログラムと取っておいた 12 キログラムは、元の 480 キログラムに等しくなります。
発送準備シートに 468 キログラムと記載されている場合は、まず、これら 3 つのカートンの文書化された処分を調べます。この違いを生産損失と呼ぶと、この例の説明が間違ってしまいます。同様に、サンプル記録では、どのカートンまたはコードが採取されたかを特定する必要があります。算術だけでは、サンプルが議論されたロットからのものであることを示すことはできません。
アクションは、パックの ID、数量、および処分記録を結び付けることです。その結果、元のロットと残りの在庫の間の差異が説明されます。ここでの 3 つのカートンは割り当ての例であり、統計的に正当化されたサンプリング計画やリリース ルールではありません。正式なサンプリング要件は、担当技術チームによって個別に確立される必要があります。
他の同僚が使用できる決定で終了する
質問に答えた人がまだいる間に、訪問を要約する時間を確保してください。優先トピックごとに、所見、確認した裏付け情報、および残りのアクションを述べます。メモが社内での議論の基礎となる前に、主催者に事実上の誤解を修正するよう依頼してください。
各オープンアクションに所有者、予想される応答日、および明確な成果物を与えます。 「さらに情報を提供してください」を閉じるのは難しいです。現在のパック図面、特定の製品記録、または提案された操作場所の確認を要求すると、それが到着したときに双方に明確な認識が得られます。
次の決定を個別に記録します。商用注文前の技術レビューを待っている間に、アプリケーションのトライアルを手配する準備ができている可能性があります。この区別により、購買担当者と品質担当者が同じ訪問アカウントに基づいて作業できるようになります。会議で限られた質問のみが解決された場合は、「工場が承認した」などのあいまいな結論は避けてください。
確立された供給プログラムの場合、提案された変更に関する発見は合意された内容に属します。サプライヤー変更のレビュー。訪問中の非公式な会話を日常的な供給を変更する許可として扱うのではなく、情報をそのプロセスに戻します。
配布する前に、メモが主催者の説明と購入者の推奨を区別していることを確認してください。提案されたアクションは、責任者がそれを受け入れるまで提案のままである必要があります。同僚がどの質問が終了したかを確認できるように、会議後に提供された改訂情報のバージョンまたは日付を含めます。応答が未解決の項目の一部のみに対応している場合は、未解決の項目を表示したままにします。
最終的な訪問記録は、使用できる程度に簡潔にまとめてください。許可された写真と参照文書を特定の質問に添付し、合意されたアクションリストを保管し、それを確認する必要がある人を特定します。訪問の価値は部屋を超えて継続します。別の同僚は観察された内容を理解し、明確な根拠に基づいて次の決定を下すことができます。
XMSD 訪問のディスカッションでは、まず調査対象の製品、アプリケーション、操作について説明します。これは、関連する取り決めを確認し、適切な同僚との集中した会話を準備するのに役立ちます。
製品、訪問希望期間、主な質問を当社までお送りください。お問い合わせページそれで提案された取り決めを検討することができます。